Cik būvprojektam maksā Excel, e-pasti un novēlota kontrole?

Būvniecībā Excel nav problēma. Problēma sākas tad, kad katram ir sava Excel versija, izmaiņas dzīvo e-pastos, dokumenti mapēs un vadība redz projekta kopainu tikai pēc tam, kad kāds to manuāli salicis kopā.

Mazā projektā tas ir neērti. Miljona vai vairāku miljonu projektā tas jau kļūst par naudu.

Pat 0,5% kļūda 1 000 000 EUR projektā ir 5 000 EUR. Tas var būt viena nepamanīta tāmes pozīcija, kļūdaini pārrakstīts apjoms, novēlota izmaiņa vai atskaite, kas neatbilst aktuālajiem datiem.

Kur būvprojektā pazūd nauda

Nauda parasti nepazūd vienā dramatiskā brīdī. Tā pazūd mazās ikdienas nobīdēs.

Vienā failā ir veca tāmes versija. Citā failā ir labots apjoms. E-pastā ir saskaņota izmaiņa, bet tā nav piesaistīta konkrētai pozīcijai. Forma 2/3 tiek sagatavota atsevišķi, un kāds vēlreiz pārraksta datus, kuri jau reiz bija projektā.

Katrs no šiem gadījumiem atsevišķi šķiet mazs. Kopā tie veido administratīvu nekārtību, kas maksā naudu.

0,5% nav agresīvs pieņēmums

Ja būvprojekta apjoms ir 1 000 000 EUR, tad 0,5% ir 5 000 EUR.

Tas nav “digitālās transformācijas brīnums”. Tas ir ļoti praktisks skaitlis. Tik daudz var izmaksāt:

• kļūdaina vai nepamanīta tāmes pozīcija;
• izmaiņa, kas nav laikus pamanīta;
• apjoms, kuru vēlāk jāpārrēķina;
• strīds par to, kas bija saskaņots;
• vairākas dienas manuāla darba, lai saliktu atskaites un pierādījumus.

3 000 000 EUR projektā tie paši 0,5% jau ir 15 000 EUR. Un būvniecībā tas joprojām nav dramatisks scenārijs — tas ir ikdienas procesa risks.

Pētījumi apstiprina to pašu problēmu

McKinsey Global Institute būvniecības produktivitātes pētījumā norāda, ka būvniecība ilgstoši atpaliek produktivitātē un digitalizācijā no citām nozarēm. Tas nav tikai IT jautājums. Ja dati ir izkaisīti, lēmumi tiek pieņemti vēlāk un komanda vairāk laika tērē informācijas salikšanai kopā.

NIST pētījums par nepietiekamu sistēmu savietojamību ASV capital facilities nozarē aprēķināja, ka sadrumstalota informācijas apmaiņa, manuāli procesi un nepietiekama datu plūsma starp projektā iesaistītajām pusēm rada 15,8 miljardu USD izmaksas gadā.

Šie pētījumi nav jāizmanto, lai biedētu klientu. Tie vienkārši apstiprina veselo saprātu: ja projekta informācija dzīvo pārāk daudzās vietās, tas maksā naudu.

Kāpēc Excel joprojām paliek

Labs būvniecības process nenozīmē, ka Excel pazūd. Excel joprojām ir ērts formāts tāmēm, eksportiem, šabloniem un datu apmaiņai.

Problēma ir tad, kad Excel kļūst par vienīgo projekta kontroles mehānismu.

RIXBUILD loģika ir cita: Excel tāme tiek importēta un kļūst par dzīvu projekta pamatu. No tās tālāk veidojas izpildes, Forma 2/3, izmaiņas, dokumenti un vadības kopaina.

Ko iegūst būvnieks

Būvniekam šī nav tikai ērtības tēma. Tā ir maržas tēma.

Ja izpildes, apakšuzņēmēju apjomi, izmaiņas, līgumi, rēķini un atlikumi nav vienā pārskatāmā plūsmā, vadība var pārāk vēlu ieraudzīt, kur pazūd marža.

RIXBUILD palīdz būvniekam redzēt, kā no tāmes veidojas izpildes, kur rodas izmaiņas, kas ir apstiprināts un kur sākas finanšu risks.

Ko iegūst pasūtītājs vai attīstītājs

Pasūtītājam jautājums ir vēl vienkāršāks: vai es redzu, par ko maksāju?

Ja izmaiņas un dokumenti ir izkaisīti, pasūtītājs bieži redz situāciju pēc fakta. Ja process ir vienā sistēmā, ir vieglāk pārbaudīt, kas ir iesniegts, kas ir saskaņots, kādas izmaiņas radušās un kāds ir to pamatojums.

Tas nenozīmē, ka sistēma atrisina visus strīdus. Bet tā samazina situācijas, kur katra puse dzīvo ar savu dokumentu un savu versiju.

Secinājums

Būvniecībā Excel vēl ilgi paliks. Bet būvprojekta kontrolei nevajadzētu balstīties tikai uz Excel versijām, e-pastiem un cilvēku atmiņu.

Jo lielāks projekts, jo dārgāka kļūst novēlota kontrole.

RIXBUILD palīdz sakārtot projekta darba plūsmu tā, lai tāme, izpildes, izmaiņas, dokumenti un finanšu pārskati strādā kopā — nevis katrs savā failā.